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Division formation et modernisation des services

La Division s’articule autour de trois services et une assistante pédagogique. Les descriptions de poste qui seront adressées à chaque responsable des services sont présentées ci-dessous:

  • Responsable de la Stratégie et l’Ingénierie de Formation.
  • Responsable de l’Etude et Conduite du Changement.
  • Responsable du Centre de Formation.

Assistante Pédagogique 

Les missions

*- Responsable de la Stratégie et l’Ingénierie de Formation:

     Stratégie et Ingénierie de formation : 

  • Anticipe, conçoit les actions de formation en adéquation avec la stratégie et les besoins identifiés ;
  • Programme le cadrage en amont des actions de formations programmées ;
  • Etablit les cahiers de charges types relatifs à la formation et les envoie pour approbation à la wilaya et au trésor pour approbation.
  • Analyse les évaluations des formations et la performance des formateurs, à chaud à l’issue de la formation et à froid 3 mois après.
  • Construis et développe une base de données et un réseau sur les organismes de formation.
  • Collabore en étroite coordination inter-services (suivi et mise en œuvre, évaluation et communication).

    Evaluation et Communication :

  • Définit les tableaux de bord des suivis des programmes, y compris les évaluations.
  •  Met en place un système d'évaluation permettant de mesurer la pertinence des actions de formation (bilan)
  • Transmet au portail internet les informations à publier;

    Pilotage et Contrôle de gestion

  • Gère le budget (gestion financière et comptable) de la formation ;
    • Elabore le budget prévisionnel et contrôle le suivi  des  dépenses en assurant que le budget alloué ne soit pas dépassé.
    • Certification du service fait et participation avec la Division Budget et le Trésor aux paiements des prestataires.

*- Responsable de la mise en œuvre de la Formation:

     Gestion des inscriptions et Suivi :

  • Identifie les participants potentiels pour chaque formation en collaboration avec la Division de Formation ;
  • Planifie en collaboration avec les organismes  prestataires des services:
  • Les calendriers mensuels des formations programmées.
  • La logistique de chaque formation,  convocations préalablement envoyées, rappel en temps réel, date et lieu de tenue de la formation ...

     Réalisation de la formation et suivi :

  • Prépare et met à jour tout le matériel de formation nécessaire pour chaque formation. Elaboration de check-list (ordinateur, data show et écran, paper board, feutres et brosses, appareil photos et camera…)
  • S’assure que les documents relatifs à chaque formation sont prêts avant la date d’organisation de la formation: module à distribuer aux participants, fiche de présence, fiche d’évaluation, copies d’exercices ou activité planifiées par le formateur …
  • S’assure en fin de formation que les documents soient remplis par les stagiaires et le formateur et restitués de façon conforme (fiche de présence, fiche d’évaluation et compte rendu de formation)
  • Prend les photos et vidéos.

      Gestion de la logistique :

  • Gere l’inventaire des locaux du centre ;
  • Gere les fiches suivi de maintenance du matériel en collaboration avec les services techniques de la Commune.
  • Gere les stocks (consommables papeterie, fournitures de bureau et produits de nettoyage et sanitaire)
  • Gere les femmes de ménage et les agents de sécurité.

Contribue dans l’organisation des pauses café et repas.

*- Responsable Etude et Conduite du changement:

     Etude et planification :

  • Etude de faisabilité du projet de réorganisation des services ;
  • Evaluation des besoins et feuilles de route ;
  • Planification du projet ;
  • Etablissement des cahiers de charges types relatifs aux études en concertation avec les services concernés ;
  • Préparation et élaboration des appels d’offres pour l’étude de réorganisation et structuration.
  • Suivi du projet avec l’équipe et les commissions.

     Conduite du Changement

  • Participation : associer les utilisateurs dès le début du projet, afin de prendre en compte leur avis et faire en sorte que le produit final corresponde à leurs attentes.
  • Développement des compétences : s'assurer que les utilisateurs aient acquis les connaissances théoriques et pratiques nécessaires et identifie les axes d’amélioration et/ou de développement pour optimiser l'impact des actions de formation sur leurs développements et leurs rendements.

Communication : mettre en place un dispositif de communication permettant tout au long du projet de permettre aux responsables de divisions et services de comprendre et d'accepter les changements à venir, ainsi que d'être informé sur l'avancement du projet.

*- Assistante Pédagogique 

Gestion administrative et fonction polyvalente: elle intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de la Division.

  • Accueil et interface entre les différents interlocuteurs concernés inter divisions et interservices.
  • Traitement des courriers
  • La prise de note et la rédaction d’un compte rendu
  • Classement des dossiers et correspondances
  • Organisation de réunions, manifestations et événements
  • Gestion des priorités

Préparation, étude et présentation d’un dossier en réunions